“Văn phòng” di động

Thật bất tiện khi phải luôn kè kè bên mình chiếc máy tính xách tay. Nhưng đừng lo, có một giải pháp đơn giản sẽ giúp bạn mang mọi thứ theo bên mình. Với một chiếc bút lưu trữ di động (hay còn gọi là bút nhớ USB) và phần mềm thích hợp, bạn có thể cắm chiếc bút nhớ này vào bất kỳ máy tính nào tại dịch vụ Internet công cộng, tại khách sạn hoặc ở bất cứ nơi nào và bắt đầu công việc của mình với tất cả những công cụ, dữ liệu cá nhân cần thiết. Chắc chắn rằng bạn vẫn có thể sử dụng những ứng dụng văn phòng trực tuyến như Google Docs hoặc Zoho Office, nhưng với một chiếc bút nhớ sẽ mang đến cho bạn nhiều quyền kiểm soát hơn về nơi lưu trữ dữ liệu và cách thức làm việc, đặc biệt là thoải mái hơn khi xử lý công việc.

PHẦN CỨNG THÍCH HỢP

Để bắt đầu, bạn cần trang bị một bút nhớ chất lượng tốt. Hãy lưu ý một số thủ thuật bên dưới trước khi chọn mua loại sản phẩm này.

Tốc độ: Bút nhớ có tốc độ càng nhanh thì chương trình sẽ chạy càng nhanh. Bạn nên chọn mua bút nhớ có tốc độ đọc từ 15mbps (megabit/giây) hoặc 1,9MBps (megabyte/giây) trở lên. Nếu có sẵn bút nhớ, hãy thử đo tốc độ của nó bằng cách sử dụng tiện ích miễn phí HD Tach for Windows (find.pcworld.com/60197).

Chọn chuẩn USB 2.0: Bút nhớ chuẩn USB 2.0 có tốc độ đọc (và ghi) cao hơn nhiều so với chuẩn USB 1.0/1.1 trước. Do đó, tốt nhất là bạn hãy chọn bút nhớ được dán nhãn USB 2.0 hoặc "USB high-speed".

U3 hoặc không U3: Vài bút nhớ hiện nay được dán dãn U3 (đáng chú ý nhất là các sản phẩm của SanDisk), công nghệ bút nhớ thông minh này cho phép người dùng thực thi vài ứng dụng trực tiếp trên bút nhớ - những ứng dụng này được thiết kế đặc biệt để hỗ trợ nền tảng công nghệ U3. Những bút nhớ dạng này thường đi kèm một chương trình khởi chạy tích hợp - tên là LaunchPad - và vài chương trình khác, hoặc tối thiểu thì cũng liên kết đến một website để người dùng có thể chọn, tải về và cài đặt các ứng dụng miễn phí hỗ trợ bút nhớ U3. Ngoài ra, cũng có những ứng dụng có thu phí.

Hãng SanDisk quả quyết rằng chỉ có những ứng dụng tương thích với U3 mới chạy được trên những bút nhớ U3, tuy nhiên thực tế cho thấy nhiều ứng dụng hỗ trợ U3 cũng như không hỗ trợ U3 đều có thể hoạt động tốt trên cùng một bút nhớ.

Hiện nay, có rất nhiều nguồn cung cấp các ứng dụng có thể chạy trực tiếp trên bút nhớ, do đó bạn không nhất thiết phải mua bút nhớ hỗ trợ công nghệ U3. Nếu đang sở hữu một chiếc bút nhớ hội đủ các tiêu chí trên, bạn có thể tận dụng tính năng LaunchPad và những ứng dụng khác đi kèm, hoặc tìm kiếm các ứng dụng có khả năng gỡ bỏ ứng dụng U3 LaunchPad khỏi những bút nhớ SanDisk (find.pcworld.com/60198) hay các nhãn hiệu bút nhớ khác (find.pcworld.com/60199). Nếu đổi ý, SanDisk cung cấp miễn phí công cụ để khôi phục lại tính năng/ứng dụng này tại địa chỉ find.pcworld.com/60200.

CHỌN ĐÚNG ỨNG DỤNG

Khi đã chọn được bút nhớ phù hợp, hãy bắt đầu việc chọn lựa các ứng dụng cần thiết cho công việc "di động". Các ứng dụng di động (portable) có thể chạy trực tiếp trên bút nhớ USB mà không cần cài đặt. Bạn có thể tạm biệt những bộ phần mềm đồ sộ như Microsoft Office hoặc Adobe Creative Suite, và tìm thấy rất nhiều phần mềm nhỏ gọn, dễ sử dụng phù hợp cho "văn phòng di động" của bạn.

Nếu cần một bộ phần mềm "tất cả trong 1" để xử lý văn bản, bảng tính, trình chiếu, đồ họa và nhiều nhu cầu khác, bạn có thể sử dụng Portable Apps. Đây là bộ phần mềm xuất sắc, có 2 phiên bản gồm Standard (dung lượng 260MB, find.pcworld.com/60201) và Lite (dung lượng 105MB, find.pcworld.com/60202), tất cả đều cung cấp phần mềm chống virus, duyệt web (Mozilla Firefox), công cụ chat (Gaim), tiện ích thư điện tử (Mozilla Thunderbird), lịch, quản lý công việc (Mozilla Sunbird) và cả game để giải trí (sudoku). Phiên bản Standard có thêm ứng dụng văn phòng OpenOffice trong khi phiên bản Lite chỉ cung cấp AbiWord để xử lý văn bản.

Một lựa chọn khác mà bạn có thể nghĩ đến là winPenPack (find.pcworld.com/60203), tiện ích này cũng cung cấp một gói các công cụ tương tự Portable Apps. Tuy nhiên, winPenPack còn có nhiều tiện ích thú vị hơn như Essential, 1Gb, School, Game, Web và tùy chọn cho phép người dùng tự tạo ổ USB có dữ liệu và ứng dụng phù hợp với cá nhân. Bạn có thể tải xuống từng ứng dụng riêng lẻ hoặc chọn theo từng danh mục như ứng dụng văn phòng, Internet, đồ họa, giải trí đa phương tiện, hệ thống, bảo mật, v.v... Tuy nhiên, bạn cần lưu ý bởi nhiều khả năng sẽ có sự trùng lặp với các ứng dụng của PortableApps, chẳng hạn như các ứng dụng của Mozilla và OpenOffice.

Thực tế cho thấy, người dùng sẽ cảm thấy dễ dàng hơn để bắt đầu các ứng dụng trên bút nhớ nếu có sẵn một tiện ích khởi chạy dạng cửa sổ pop-up. Bạn sẽ tìm thấy công cụ này trên bút nhớ U3 cũng như trên đồng thời gói ứng dụng PortableApps lẫn winPenPack. Trong mỗi trường hợp, một biểu tượng sẽ xuất hiện trong thanh tác vụ (gần biểu tượng đồng hồ ở góc phải màn hình), bạn nhấn chuột vào biểu tượng đó để xem danh sách liệt kê các ứng dụng có trên bút nhớ của mình.

Theo nhiều người dùng, tiện ích khởi chạy của winPenPack là linh hoạt và dễ tuỳ biến nhất. Bạn cũng có thể tải về độc lập tiện ích winPenPack Launcher tại địa chỉ find.pcworld.com/60204. Nếu vẫn chưa tìm thấy tiện ích thích hợp, bạn hãy thử một lựa chọn miễn phí khác là PStart của hãng Pegtop Software (find.pcworld.com/60205).

Tuy nhiên, những bộ sưu tập ứng dụng lớn thường không tồn tại cùng một chỗ, do đó tốt hơn hết là bạn nên sử dụng công cụ tìm kiếm với từ khóa là tên ứng dụng cộng thêm từ "portable". Ngoài ra, bạn có thể tham khảo vài website như Portable Freeware và Snapfiles.com. Còn đây là một địa chỉ cũng đáng quan tâm khác là nơi mà bạn có thể sử dụng từ khóa "portable" để tìm kiếm ứng dụng mà mình mong muốn.

AN TOÀN LÀ TRÊN HẾT

Ngay cả khi đã lưu trữ những tập tin cần thiết cho công việc lên bút nhớ hoặc lưu trữ trực tuyến, bạn cần lưu ý một số điểm sau để bảo vệ chúng cũng như đảm bảo an toàn cho máy tính để bàn.

Quét kiểm tra: Bạn nên cài đặt phần mềm chống spyware lẫn virus và xem đây là một thành phần không thể thiếu của bộ ứng dụng di động. Chúng sẽ giúp bạn ngăn ngừa những rủi ro khi sử dụng bút nhớ USB trên bất kỳ máy tính nào bên ngoài.

Bởi vì các máy tính công cộng (tại khách sạn, quán cafe Internet) có thể bị nhiễm phần mềm ghi lại các hoạt động của bàn phím (keylogger) - lưu lại mật khẩu, thông tin cá nhân của người dùng - nên làm việc di động (chạy ứng dụng trên bút nhớ) chưa chắc đã an toàn tuyệt đối. Tuy nhiên, bạn có thể hạn chế những rủi ro này bằng cách không thực hiện những giao dịch liên quan đến tài chính, ngân hàng trên một máy tính để bàn/xách tay khác.

Nếu đang làm việc với các tài liệu quan trọng, tốt nhất bạn nên mã hóa chúng khi lưu vào bút nhớ. Tiện ích TrueCrypt và IZArc2Go (find.pcworld.com/60206) đều cung cấp tính năng mã hóa dữ liệu chạy trên bút nhớ.

Trong hầu hết các trường hợp, bạn phải sao chép dữ liệu khỏi thư mục mã hóa trước khi làm việc và sao chép ngược trở lại khi xong việc. Để tăng tính bảo mật, nên xóa các bản sao lưu sau khi đã chép chúng vào thư mục mã hóa. CyberShredder (find.pcworld.com/60207) và UltraShredder (find.pcworld.com/60208) là 2 tiện ích miễn phí giúp bạn thực hiện công việc trên.

Thiết bị lưu trữ nhỏ gọn thường dễ "đi lạc", do đó bạn nên thường xuyên sao lưu dữ liệu cũng như ứng dụng trên đó. Thậm chí, đây là công việc cần ưu tiên hơn cả so với việc sao lưu hệ thống chính của bạn. Các ứng dụng di động khá nhỏ gọn nên việc sao lưu cũng nhanh chóng và chiếm ít dung lượng của thiết bị lưu trữ hơn. Bạn có thể sử dụng một trong các tiện ích sao lưu được đề cập ở trên, hoặc thậm chí chỉ đơn giản với Windows Explorer, bạn vẫn có thể thực hiện kéo và thả toàn bộ nội dung bút nhớ vào một thư mục nào đó trên thiết bị lưu trữ. Điều quan trọng nhất là bạn phải thường xuyên thực hiện việc này.

Anh Quân - PC World Mỹ
(theo PC World VN)