Để sử dụng, bạn cần có tài khoản Google. Truy cập vào trang chủ của CaptureToCloud bấm Login để đăng nhập. Tuy nhiên, việc này chỉ giúp bạn quản lý và chia sẻ các tập tin đã có trong tài khoản CaptureToCloud (tức là tài liệu có trong Dropbox, Google Drive-Docs khi bạn kết nối chúng với CaptureToCloud) chứ không cho phép thu thập thêm các thông tin bên ngoài và lưu lại chúng vào tài khoản của CaptureToCloud.
Vì thế, bạn nên sử dụng thành phần mở rộng dành cho Chrome, Firefox để có thể sử dụng được toàn bộ tính năng của CaptureToCloud. Kéo xuống cuối trang, bạn chọn Extension tương ứng với trình duyệt và cài đặt nó. Hoàn tất, một biểu tượng đám mây sẽ xuất hiện ở cuối thanh địa chỉ 
. Để truy cập CaptureToCloud, bạn nhấn vào nó, đăng nhập thông qua nút Sign in, rồi bấm vào My Library.
1. Thu thập dữ liệu và lưu lên CaptureToCloud
Giao diện của dịch vụ này khá đơn giản, bên trái hiển thị các thư mục (Library, Google Drive-Docs, Dropbox...) chứa toàn bộ thông tin và tài liệu của bạn.
Có nhiều cách đưa dữ liệu lên CaptureToCloud như: kéo thả nó vào thư mục Inbox hay Sample Collection, sử dụng thông qua các tùy chọn của lệnh CaptureToCloud ở menu phải chuột khi nhấn lên trang web, hình ảnh hay liên kết.
Để sử dụng được nhiều tính năng hơn, bạn bấm vào biểu tượng đám mây rồi chọn nút Advanced. Đầu tiên, bạn nhập chú thích vào khung Add Annotation, chọn vào đối tượng muốn lưu trữ như Web Page (trang web đang xem), URL Only
(chỉ lấy liên kết của trang web đang xem) và Selected Content (bao gồm các nội dung như là hình ảnh hay một đoạn văn bản). Tiếp theo, chọn lại thư mục để lưu lại các thông tin này, mặc định chỉ có hai thư mục Inbox và Sample Collection được tạo sẵn, nếu muốn tạo thêm các thư mục con thì chọn vào biểu tượng dấu cộng.
Cuối cùng, nhấn nút Capture Web Page để chương trình tự động upload nội dung đã chọn lên máy chủ. Nếu muốn tự động lưu lại các trang mỗi khi chuyển sang trang khác, bạn nên kích hoạt tính năng WebDRV Capture Control bằng cách chuyển nó sang chế độ On. Một bảng điều khiển nhỏ sẽ xuất hiện ở góc phải phía trên, nhấn vào dấu tròn màu cam 
(Record) để bắt đầu sử dụng, nút Pause để tạm dừng và nút Stop để dừng hẳn lại công việc lưu thông tin tự động.
2. Chia sẻ và quản lý dữ liệu của nhiều dịch vụ khác nhau
Mặc định khi rê chuột lên một tập tin bất kì, bạn sẽ thấy xuất hiện các tùy chọn nằm bên dưới tập tin đó như chuyển đổi tập tin lên Google Docs 
(chỉ áp dụng được với tập tin hình ảnh, tài liệu và trang web). Để theo dõi các thay đổi khi tập tin này được chỉnh sửa, bạn bấm biểu tượng 
(chỉ áp dụng được với trang web, liên kết). Ngoài ra, bạn có thể tìm được những hình ảnh hay trang web có nội dung tương đồng thông qua biểu tượng 
bên cạnh.
Chọn vào các dữ liệu mà bạn muốn chia sẻ, nhấn mũi tên cạnh nút Share sẽ xuất hiện các tùy chọn như: Facebook, CaptureToCloud (lưu vô thư mục Inbox hay Sample Collection), Twitter và Email. Đối với Facebook, bạn phải cấp quyền cho phép truy cập vào các thông tin cá nhân để có thể sử dụng được. Tương tự, nếu muốn chia sẻ thông tin này qua email, bạn chỉ cần nhập địa chỉ người nhận và vài dòng thông điệp bên dưới rồi gửi đi.
Các tập tin mà bạn chia sẻ với người khác sẽ được hiển thị ở thư mục Shared By Me, và Shared To Me. Đó chính là thư mục chứa các tập tin mà người khác chia sẻ với bạn. Nếu muốn ngừng chia sẻ, bạn bấm biểu tượng ổ khóa khi rê chuột lên tập tin đó.
Thư mục Bookmarks sẽ giúp bạn quản lý các dấu trang và dễ dàng truy cập vào bất cứ lúc nào (chỉ thực hiện được khi bạn sử dụng Google Chrome). Để tải các dấu trang lên đây, bạn bấm vào biểu tượng đám mây. Tại mục Bookmarks, đánh dấu ô Auto Upload rồi nhấn Upload Now và chờ một lát để hoàn tất quá trình này.
Ngoài việc cho phép lưu trữ, chia sẻ dữ liệu, bạn còn có thể quản lý dữ liệu của dịch vụ Google Drive-Docs và Dropbox tại một nơi. Đầu tiên, bạn nhấn vào mục Google Drive-Docs hoặc Dropbox ở bên trái sẽ hiện ra một pop-up, bạn sử dụng tài khoản tương ứng để đăng nhập vào. Các dữ liệu có sẵn trên hai dịch vụ này sẽ được tự động tải lên CaptureToCloud, khi nhấn lên một tài liệu bất kì, bạn hoàn toàn có thể xem trước các tập tin này ngay trong giao diện chính.
Nguồn: Số hóa